Guide de l’utilisateur sur démarrage rapide d’OQ-Analyst

      

Table des métiers

1. Aperçu

Ce guide de l’utilisateur rapide fournit un aperçu de base pour vous aider à naviguer dans les différents écrans disponibles dans le système OQ®-Analyst. Si vous souhaitez plus d’informations, veuillez-vous reporter au manuel d’utilisation complet d’OQ®-Analyst, que vous pouvez consulter en cliquant sur [Centre d’information] sur la page d’accueil après vous être connecté à votre système.

OQ®-Analyst est un logiciel basé sur le Web qui permet l’administration électronique des mesures de résultats, des questionnaires et des enquêtes de satisfaction. Nos instruments fournissent aux cliniciens un retour instantané sur les progrès d’un client au cours des sessions et utilisent des algorithmes pour prédire et aider à prévenir les échecs de traitement. Pour plus d’informations et une liste complète des instruments OQ Measures disponibles, visitez notre site Web www.oqmeasures.com.

Il n’y a rien à installer, ce qui le rend pratique et facile à utiliser où que vous soyez grâce à une connexion Internet et à un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou une tablette (y compris les iPads et les téléphones intelligents). OQ®-Analyst est compatible avec plusieurs navigateurs et prend en charge les dernières versions des navigateurs suivants : Edge / Internet Explorer, Firefox, Chrome et Safari.

Le système logiciel OQ®-Analyst de votre entreprise dispose de sa propre URL unique fournie par notre équipe de support informatique lors de votre configuration initiale. Nous vous recommandons de mettre cette URL en signet pour un accès facile et sécurisé à votre système. Pour obtenir ou vérifier votre URL unique, veuillez contacter votre personne de support informatique ou le support informatique d’OQ Mesures à l’adresse suivante :

Téléphone : (801) 649-5449

Sans frais : (888) 647-2673

Courriel : support@oqmeasures.com

2. Comment accéder à OQ®-Analyst

Avis : Avant de pouvoir vous connecter au système, vous devez obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe auprès de votre administrateur système. Si vous rencontrez des problèmes pour vous connecter au système, veuillez contacter l’administrateur système de votre entreprise ou le support informatique d’OQ Mesures. 

1.       Ouvrez la session à un appareil avec une connexion Internet.  

2.       Ouvrez une fenêtre de navigateur compatible et accédez à l’URL unique de votre entreprise. 

3.       Tapez votre nom d’utilisateur dans le champ Nom d’utilisateur.

4.       Tapez votre mot de passe dans le champ Mot de passe (voir section 5.1.1 ci-dessous). 

5.       Cliquez sur [Ouvrir la session].  

    

3. Navigation dans OQ®-Analyst

Une fois que vous vous êtes connecté avec succès, OQ®-Analyst s’ouvrira sur votre page d’accueil. La barre de navigation est située en haut de chaque page et affiche les différents onglets disponibles dans l’application. Votre page actuelle sera indiquée par l’onglet bleu.

Plusieurs des onglets contiennent également des sous-onglets répertoriés dans la barre directement sous la barre de navigation. Votre sous-onglet actuel sera indiqué par la surbrillance bleue.  

IMPORTANT : N’oubliez pas de clique sur [Fermer la session] lorsque vous quittez l’application. Cela vous permettra de vous déconnecter complètement de la base de données et de maintenir la conformité HIPAA. Fermer simplement la fenêtre du navigateur ne vous déconnecte pas immédiatement de la base de données OQ®-Analyst et une session active restera ouverte jusqu’à ce que le système arrive à expiration. [Fermer la session] est dans le coin supérieur droit de votre page d’accueil.

Veillez à ne pas utiliser le bouton de retour sur votre navigateur. Cela peut provoquer des résultats inattendus.

IMPORTANT : PARAMÉTRAGE DU NAVIGATEUR INTERNET

Pour maintenir la conformité HIPAA, nous vous recommandons de désactiver l’option de remplissage automatique pour la saisie du nom d’utilisateur et du mot de passe à la connexion. Cela doit être fait avec chaque navigateur utilisé pour administrer des questionnaires ou accéder à OQ®-Analyst. Veuillez-vous reporter à vos politiques internes pour connaître les exigences spécifiques de votre organisation. Si vous souhaitez plus d’informations sur la façon de désactiver l’option de remplissage automatique, veuillez-vous reporter au manuel d’utilisation complet d’OQ®-Analyst, qui peut être consulté en cliquant sur [Centre d’information] sur la page d’accueil après vous être connecté à votre système. Pour les questions de compatibilité de navigateur, reportez-vous à l’article sur la compatibilité de navigateur OQ®-Analyst dans le centre d’information.

En outre, le [Centre d’information] propose des manuels et des ressources supplémentaires pour naviguer dans le logiciel et utiliser les instruments et les rapports de rétroaction de manière clinique.   

    

4. Page d’accueil OQ®-Analyst

Une fois connecté, OQ®-Analyst s’ouvrira sur votre page d’accueil. Votre page d’accueil sera différente en fonction de votre rôle d’utilisateur (c.-à-d. employé de bureau, clinicien ou superviseur).  

1. Centre de messagerie

La page d’accueil comprend un centre de messagerie permettant aux mesures OQ de partager facilement des actualités et des mises à jour avec les utilisateurs. Lorsqu’un message est affiché, il se trouve en haut de la page, comme indiqué ci-dessous :

2. Page d’accueil du clinicien/superviseur

La page d’accueil aide les cliniciens et les superviseurs à gérer leurs clients. La page comprend des liens pratiques pour afficher les données suivantes : 

1. Clients actifs sans administration répétée : Cela vous permet de voir la liste des clients qui n’ont pas rempli de questionnaire dans un délai de N jours (N pouvant être modifié).

2. Tous les clients : Cela vous permet de voir une liste de tous vos clients.

3. 
   

4. Clients avec des épisodes ouverts : Cela vous permet de voir une liste de tous vos clients actifs. 

5. Administrations récentes : Cela vous permet de voir une liste de tous vos clients avec des administrations dans un délai de N jours (N peut être modifié).

5. Onglet Gestion

L’onglet Gestion vous permet d’ajouter, d’afficher et de modifier les informations relatives aux employés et aux clients. Seuls les utilisateurs ayant un niveau d’accès Administrateur ou Administrateur système pourront accéder à l’onglet Gestion.

1. Sous-onglet Cadres 

IMPORTANT : Avant de pouvoir commencer à utiliser OQ®-Analyst, votre administrateur système doit vous ajouter en tant qu’employé au système. Seuls les utilisateurs ayant un niveau d’accès administrateur système peuvent afficher ce sous-onglet. Pour maintenir la conformité HIPAA, nous recommandons à chaque employé d’avoir son propre nom de connexion et mot de passe uniques qui ne sont pas partagés avec un autre employé.  

Nous vous recommandons également d’effectuer une recherche de nom partielle avant d’ajouter un employé à la base de données. Cela réduira le risque de doublons.

Le sous-onglet Employés vous permet d’ajouter, d’afficher, de rechercher et de modifier les informations relatives aux employés. Les champs Employés incluent (un * indique un champ obligatoire) :

Nom Name * : Le nom de famille de l’employé (30 caractères alphanumériques ou moins)

Prénom * : Le prénom de l’employé (30 caractères alphanumériques ou moins)

ID personnalisé : L’identifiant personnalisé (non requis) attribué à un employé est un identifiant unique comprenant jusqu’à 30 caractères alphanumériques. Attribué par votre organisation, ce numéro d’identification peut être utilisé pour s’intégrer à votre système de dossier médical électronique (DME). 

Identifiant * : L’ID utilisateur que l’employé utilisera pour accéder à OQ®-Analyst. Attribué par votre organisation, le nom de connexion peut comporter jusqu’à 100 caractères et doit être unique. 

Rôle * : Employé de bureau, clinicien, entreprise ou superviseur. Pour plus d’informations, reportez-vous au document complet OQ®-Analyst Security Model.

Niveau d’accès * : Utilisateur standard, administrateur, utilisateur exécutif, administrateur système ou non attribué. Pour plus d’informations, reportez-vous au document complet OQ®-Analyst Security Model.

Agence : L’organisation à laquelle l’employé est affecté

Mot de passe * : Le mot de passe par défaut pour l’employé. Pour plus d’informations sur la sécurité et la gestion des mots de passe, voir section 5.1.1 ci-dessous. 

Ressaisir * : Ressaisissez le mot de passe pour confirmation.

Affectation à la clinique * : La ou les cliniques auxquelles l’employé est affecté.

Superviseur : Une liste d’employés filtrée en fonction de ceux qui ont reçu le rôle de superviseur dans OQ®-Analyst. L’affectation Superviseur est facultative et n’est disponible que pour les employés auxquels le rôle de clinicien a été attribué. Cela permet aux professionnels de la santé mentale ayant un rôle de superviseur d’accéder aux dossiers des cliniciens qui leur sont affectés.

En plus des champs susmentionnés, les éléments suivants sont disponibles lors de la visualisation d’un compte d’employé existant :

Liste des clients assignés : Ouvre une boîte contenant une liste de tous les clients affectés à cet employé.

Réaffecter le client : Vous permet de réaffecter un client à un nouveau clinicien disponible.

Effacer toutes les affectations des équipes de traitement : Efface toutes les affectations des équipes de traitement associées à cet employé.

1. Gestion des mots de passe

ATTENTION LES ADMINISTRATEURS DU SYSTÈME : Vous devrez décocher le drapeau de verrouillage lors de la réinitialisation du mot de passe d’un utilisateur après son verrouillage du système (voir la capture d’écran ci-dessous). 

Avis : les mots de passe doivent répondre aux exigences de sécurité énumérées ci-dessous :  

1. Les mots de passe doivent comporter au moins 6 caractères (pas plus de 20 caractères) et au moins 3 des caractéristiques suivantes : lettre majuscule, lettre minuscule, chiffre numérique, caractère spécial (! @ # #% ^ *) Veuillez nous indiquer si vous souhaitez modifier la longueur minimale par défaut (6) pour la longueur de mot de passe requise.

2. Impossible d’utiliser les 4 mots de passe précédents (cette valeur par défaut peut être modifiée).

3. Expiration du mot de passe dans N jours (N est une valeur configurable). Actuellement, les mots de passe ne sont pas configurés pour expirer. Merci de nous indiquer le délai que vous préférez pour l’expiration du mot de passe (c’est-à-dire 90 jours).

4. Compte d’utilisateur verrouillé après N tentatives de connexion infructueuses (N est la valeur configurable). L’administrateur système devra déverrouiller le compte en décochant la case « verrouillage », comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous. Le mot de passe peut alors être réinitialisé pour l’utilisateur. Actuellement, le système est configuré pour 4 tentatives. Avis : le drapeau de verrouillage peut également être utilisé pour verrouiller intentionnellement un employé hors du système.

5. Possibilité de marquer le mot de passe comme temporaire (c’est-à-dire un jour). Ce défaut est configurable.  

6. Option pour exiger le changement du mot de passe à la prochaine ouverture de session.

2. Création d’un nouveau compte d’employé : 

1. Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez le sous-onglet Employés.

2. Sélectionnez [Nouveau]

3.     Entrez les informations requises dans la zone Ajouter un employé et cliquez sur [Ajouter]. 

 

3. Mise à jour d’un compte d’employé :

1. Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez le sous-onglet Employés

2. Entrez le nom de famille complet ou partiel pour afficher tous les employés disponibles, puis cliquez sur [Rechercher].

3.     Sélectionnez le nom de l’employé dans les résultats de la recherche, puis cliquez sur [Afficher les infos].

2. Sous-onglet Clients de gestion

IMPORTANT : Avant de pouvoir administrer un ou plusieurs questionnaires à un client, celui-ci doit d’abord être ajouté à la base de données OQ®-Analyst par un utilisateur disposant d’un niveau d’accès Administrateur ou Administrateur système.

Nous vous recommandons également d’effectuer une recherche de nom partielle avant d’ajouter un client à la base de données. Cela réduira le risque de doublons.   

Le sous-onglet Clients vous permet d’ajouter, d’afficher, de rechercher et de modifier des informations sur les personnes bénéficiant d’un traitement. Les champs Clients incluent (un * indique un champ obligatoire) :

Nom de famille * : Nom de famille du client (30 caractères alphanumériques ou moins)

Prénom * : Prénom du client (30 caractères alphanumériques ou moins)

Deuxième prénom : Deuxième prénom du client (30 caractères alphanumériques ou moins)

Numéro d’identification : Identifiant unique comportant jusqu’à 30 caractères alphanumériques. Attribué par votre organisation, ce numéro d’identification peut être utilisé pour s’intégrer à votre système de dossier médical électronique (DME). AVIS : Si l’enregistrement client est supprimé, le numéro d’identification reste dans la base de données et ne peut plus être utilisé

Date de naissance : Date de naissance du client (AAAA/MM/JJ ou MM/JJ/AAAA)

Sexe * : Sexe du client.

Diagnostic : Diagnostic actuel du client. La valeur par défaut est inconnue.

Clinique * : Clinique à laquelle le client est affecté

Clinicien * : Clinicien principal auquel le client est assigné. Cette liste est filtrée uniquement pour les employés auxquels un rôle de clinicien ou de superviseur a été attribué.

Instrument par défaut * : Mesure du résultat par défaut pour ce client

Paramétrage par défaut des soins * : Paramétrage par défaut des soins pour ce client

Affectation de l’équipe de traitement : Autres cliniciens auxquels le client est affecté. L’équipe de traitement peut consulter et administrer des questionnaires pour le client.

AVIS : Il peut y avoir des cas de clients avec des noms similaires. Par exemple, John P. Smith et John H. Smith. Les champs Numéro d’identification et Date de naissance sont des identificateurs uniques utilisés pour garantir que le bon client a été sélectionné. 

1. Création d’un nouvel enregistrement client :

1. Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez le sous-onglet Employés.

2. Sélectionnez [Nouveau]

3. Entrez les informations requises pour le client dans la zone Ajouter un client et cliquez sur [Ajouter].

2. Mise à jour d’un enregistrement client :

1. Accédez à l’onglet Gestion et sélectionnez le sous-onglet Employés.

2. Entrez le nom de famille ou le numéro d’identification complet ou partiel pour afficher les clients disponibles, puis cliquez sur [Rechercher].

3. Sélectionnez Nom du client dans les résultats de la recherche, puis cliquez sur [Afficher les infos].

    4.    Modifiez les informations du client et cliquez sur [Mettre à jour].

6. Méthodes d’administration du client

Maintenant que vos clients ont été ajoutés au système, vous êtes prêt à administrer des questionnaires. Nos instruments peuvent être administrés de différentes manières en fonction de vos besoins et des préférences de vos clients. À l’aide d’une connexion Internet (le navigateur de votre choix) et d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable ou d’une tablette (y compris les iPads et les téléphones intelligents), il existe plusieurs méthodes simples et pratiques pour administrer un questionnaire. Ces méthodes incluent l’administration en ligne OQ®-A, l’administration de kiosque OQ®-A, l’application hors ligne OQ®-A, l’administration manuelle (sur papier) et l’URL personnalisée, qui permettent au client de remplir le questionnaire à domicile. Un aperçu de base de chaque méthode est fourni ci-dessous. Si vous souhaitez plus d’informations, veuillez-vous reporter au manuel d’utilisation complet d’OQ®-Analyst, que vous pouvez consulter en cliquant sur [Centre d’information] sur la page d’accueil après vous être connecté à votre système.

1. URL personnalisée

OQ®-Analyst offre la possibilité de générer automatiquement un lien d’administration personnalisé pouvant être envoyé par courrier électronique à un client spécifique afin que celui-ci puisse remplir le questionnaire à domicile ou sur un appareil mobile. Étant donné que le lien est spécifique à un seul client, cela évite à ceux-ci de se connecter pour remplir le questionnaire. Le client peut cliquer sur le lien pour ouvrir et remplir le questionnaire sur n’importe quel appareil connecté à Internet. Veuillez-vous référer à la Section 7.2.2 ci-dessous pour plus de détails.  

2. Administration en ligne d’OQ®-A

L’administration en ligne OQ®-A est la méthode principale et la plus recommandée pour remplir un questionnaire. Cette méthode permet au client de visualiser le questionnaire sous forme de liste de questions faciles à parcourir. Cette méthode peut être complétée sur n’importe quel appareil et est idéale pour les appareils plus petits tels que les tablettes ou les téléphones intelligents, car elle offre une taille de police plus grande.

Une URL unique (Administration en ligne) a été configurée spécifiquement pour votre organisation et se trouve dans le sous-onglet Nouveau questionnaire de OQ®-Analyst. Nous vous recommandons de créer un signet pour cette URL sur le(s) périphérique(s) utilisé(s) pour administrer le(s) questionnaire(s). 

Cette méthode nécessite le numéro d’identification et la date de naissance lors de la connexion au questionnaire. Comme cette combinaison est unique pour chaque client, cela garantit une connexion sécurisée et une correspondance client.  

Ensuite, l’administrateur ou le client sélectionnera le questionnaire à remplir (le questionnaire par défaut sera déjà sélectionné), puis cliquez sur [Commencer].

Après avoir parcouru le questionnaire et répondu à chaque question, votre client peut simplement cliquer sur [Terminer] pour soumettre le questionnaire. Si le questionnaire contient des questions sans réponse, le système vous demandera « Voulez-vous revenir en arrière et répondre aux questions que vous avez laissées en blanc? » (« Do you want to go back and answer the questions you left blank? »). Le client peut sélectionner [Retour] ou [Terminer (avec des réponses en blanc)]. Les questions en blanc seront surlignées en rouge et faciles à identifier, comme indiqué ci-dessous.

AVIS : Si 10 % ou plus des réponses d’un questionnaire sont laissées en blanc, le questionnaire est considéré comme invalide et les données collectées seront exclues de la déclaration globale pour assurer la précision des données du rapport.

Une fois que le client a cliqué sur [Terminer], le questionnaire et le rapport du clinicien sont immédiatement disponibles pour révision.  

3. Administration du kiosque OQ®-A (page Kiosque)

L’administration du kiosque OQ®-A présente chaque question une à la fois et peut être utile aux clients qui sont facilement dépassés ou qui préfèrent ne pas faire défiler le questionnaire. Comme avec la méthode d’administration en ligne OQ®-A, cette méthode de saisie peut être complétée sur n’importe quel appareil. Cependant, il est important que vous disposiez d’une connexion Internet solide et stable.

Une URL unique (page Kiosk) a été configurée spécifiquement pour votre organisation et se trouve dans le sous-onglet Nouveau questionnaire de OQ®-Analyst. Nous vous recommandons de créer un signet pour cette URL sur le(s) périphérique(s) utilisé(s) pour administrer le(s) questionnaire(s).

Cette méthode nécessite le numéro d’identification et la date de naissance lors de la connexion au questionnaire. Comme cette combinaison est unique pour chaque client, cela garantit une connexion sécurisée et une correspondance client.

Ensuite, l’administrateur ou le client sélectionnera le questionnaire à remplir (le questionnaire par défaut sera déjà sélectionné) et cliquez sur [Commencer].  

Après avoir cliqué sur chaque question une à la fois, cliquez simplement sur [Terminer] pour soumettre le questionnaire. Si le questionnaire contient des questions sans réponse, le système invite le client à sélectionner [Répondre aux questions restantes] ou [Laisser sans réponse et soumettre]. Si le client sélectionne [Répondre aux questions restantes], le système ne présentera que les questions sans réponse que le client pourra consulter et compléter.  

Une fois que le client a cliqué sur [Terminer], le questionnaire et le rapport du clinicien sont immédiatement disponibles pour révision.  

4. Application hors ligne OQ®-A

En raison de la nécessité pour les cliniciens de traiter les clients dans toutes sortes de contextes, OQ®-Analyst prend en charge plusieurs méthodes d’administration. L’application hors ligne est l’une de ces méthodes qui permet d’administrer des questionnaires sans connexion Internet. L’application permet à un clinicien d’administrer un questionnaire sur une tablette et d’afficher immédiatement le score sur un rapport de clinicien « allégé » partout où un client peut avoir besoin d’être vu.

L’application peut contenir de nombreux questionnaires provenant de différents clients pour répondre aux besoins cliniques d’un clinicien constamment en déplacement. Les données du questionnaire sont stockées jusqu’à ce qu’elles puissent être téléchargées et reliées de manière transparente à l’historique du questionnaire de vos clients une fois la connexion Internet rétablie.

L’application hors connexion est uniquement disponible sur le système d’exploitation Windows (Windows 7 et supérieur pour inclure .Net Framework 2.0). Pour plus d’informations, consultez le lien du site de la documentation d’OQ®-Analyst sur votre page d’accueil.

5. Administration manuelle

OQ®-Analyst offre une méthode simple pour saisir manuellement les données du questionnaire dans le système. Cette méthode de saisie est utile lorsque vos clients ne peuvent pas remplir les questionnaires par voie électronique ou préfèrent le formulaire papier. IMPORTANT : Cette méthode est utilisée uniquement par les cliniciens ou par un administrateur qui entre des données dans le système. Il n’est pas destiné aux clients. Veuillez-vous reporter à la section 7.2.1 ci-dessous pour plus d’informations sur la saisie manuelle des données de questionnaire dans le système.  

7. Onglet Questionnaires

L’onglet Questionnaires vous permet de saisir, revoir et supprimer des réponses au questionnaire, d’afficher les rapports des cliniciens et des clients, de créer de nouveaux épisodes de soins, des épisodes de sortie et de gérer l’historique des questionnaires de vos clients.

Deux sous-onglets sont accessibles à partir de l’onglet Questionnaires : Questionnaires de révision et Nouveau questionnaire.

1. Sous-onglet Examiner les questionnaires

Le sous-onglet Révision du questionnaire affiche un historique complet des soins pour le client et offre une gestion simple et pratique des données du questionnaire du client et des rapports de rétroaction. Cette page vous permet d’afficher, de modifier et de supprimer des réponses au questionnaire, de générer des rapports de clinicien et de client, de créer un nouvel épisode de soins, de décharger un épisode de soins et de gérer l’historique des questionnaires de vos clients, notamment en attribuant la session de base et en déplaçant une session vers un autre. Nouvel épisode de soins, le cas échéant.

Pour commencer, ouvrez le sous-onglet Examiner le questionnaire et recherchez un client à l’aide du nom de famille, du nom de famille partiel, du nom de famille et/ou du prénom ou du numéro d’identification, puis cliquez sur [Rechercher]. Mettez en surbrillance le client souhaité et cliquez sur [Afficher les infos] pour afficher l’historique du questionnaire du client sélectionné.

Le système s’ouvrira automatiquement à l’épisode le plus récent. Si aucun historique de questionnaire n’est disponible, le système affiche un message indiquant qu’il n’y a pas de questionnaire disponible pour le client sélectionné. Une fois le premier questionnaire administré, un épisode de soins est automatiquement créé.   

1. Comprendre la boîte d’historique du questionnaire

La zone Historique du questionnaire contient les informations et fonctionnalités suivantes :

1. Instruments à afficher : Nombre de questionnaires administrés par instrument. Cliquez sur un instrument pour voir ses administrations et accéder aux rapports de feedback.
2. Bouton [Sélectionner] : Ouvre le questionnaire sélectionné pour en afficher les détails. Cela vous permet de réviser, de modifier ou de mettre à jour les détails du questionnaire, de réviser les réponses à chaque question et d’afficher des sous-échelles. Toutes les questions sans réponse seront surlignées en rouge pour faciliter leur identification et leur révision.
3. Niveau de référence : Identifie la session de base.
4. Date d’admin : Date à laquelle le questionnaire a été administré.
5. Numéro de session : Identifie le numéro de session associé à cette administration. Les numéros de session sont automatiquement attribués lors de l’administration du questionnaire et peuvent être ajustés, le cas échéant.
6. Questions répondues : Nombre de questions répondues au questionnaire. AVIS : Si des questions sont laissées en blanc, ce numéro apparaîtra en ROUGE. Si 10 % ou plus des réponses au questionnaire sont laissées en blanc, le questionnaire est considéré comme invalide et les données collectées seront exclues de la déclaration globale pour garantir l’exactitude des données du rapport. La ligne entière apparaît en ROUGE lorsque le questionnaire est invalide.
7. Score : Score total pour ce questionnaire.
8. Bouton [Clinicien Rep] : Ouvre le rapport du clinicien associé à cette administration.
9. Bouton [Client Rpt.] : Ouvre le rapport du client associé à cette administration.
10. Clinicien principal : Affiche le nom du clinicien principal au moment de l’administration.
11. Paramétrage des soins : Affiche le paramétrage des soins au moment de l’administration.
12. Clinique : Affiche la clinique au moment de l’administration.
13. Supprimer : Permet aux administrateurs système de supprimer un questionnaire. Seuls les administrateurs système ont ce lien.

2. Consulter le rapport du clinicien

1. Accédez à l’onglet Questionnaires et sélectionnez le sous-onglet Examiner les questionnaires.
2. Recherchez un client à l’aide du nom de famille, du nom de famille partiel, du nom de famille et/ou du prénom ou du numéro d’identification, puis cliquez sur [Rechercher].
3. Sélectionnez le client souhaité et cliquez sur [Afficher les infos].
4. Sélectionnez [Rapport du clinicien] pour le questionnaire souhaité. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira contenant le rapport du clinicien.

AVIS : Les rapports du clinicien et du client ne s’ouvriront pas si le « bloqueur de fenêtres publicitaires » est activé. Il est nécessaire de désactiver cette option lorsque vous utilisez OQ®-Analyst. Si une nouvelle fenêtre n’apparaît pas après avoir cliqué sur le bouton pour ouvrir un rapport, assurez-vous que votre navigateur est configuré pour autoriser les fenêtres contextuelles pour le site Web OQ®-Analyst.  

3. 
   

4. Rapport initial

Le rapport du clinicien concernant l’administration initiale du questionnaire met l’accent sur l’interprétation du score initial et sur les implications pour la planification du traitement. Ce rapport a pour but d’aider le clinicien à reconnaître le degré de détresse général du client. Vous trouverez ci-dessous un exemple de graphique initial illustrant le score de base par rapport aux groupes de comparaison normatifs et un message de feedback typique. En général, plus le client est en détresse, plus le patient aura besoin de séances de thérapie pour revenir à un état de fonctionnement normal.

5. 
   

6. Interprétation du rapport du clinicien

Le rapport du clinicien suit les progrès du client au cours du traitement et fournit une rétroaction pertinente, des alertes et identifie les élém ents critiques. Les rapports de clinicien auront une apparence différent e se lon l ’ instrument utilisé. Cependant, chaque rapport de clinicien comprend les six  sections résumées ci-dessous   :  

Section 1 : Informations d’identification

Cette section contient les informations d’identification du client et d’administration de la session, y compris le nom, le numéro d’identification, la date de la session, le numéro de la session, le clinicien, le diagnostic, l’instrument administré et l’état du questionnaire (valide ou non). Veuillez vérifier ces informations pour vous assurer que le bon client et la bonne session ont été sélectionnés.

AVIS : Le client peut laisser jusqu’à 10 % des questions en blanc et toujours avoir un questionnaire valide. Si 10 % ou plus des questions sont laissées en blanc, le questionnaire sera marqué comme non valide.  

Section 2 : Données récapitulatives

Statut d’alerte — Transmet des informations sur la réponse du traitement du client comme déterminé par des algorithmes statistiques. Vous trouverez ci-dessous les couleurs et les descriptions de l’état des alertes : 

BLANC : Votre client fonctionne dans la plage normale. Aucun autre symptôme n’est attendu.

VERT : Le taux de changement de votre client est dans la fourchette adéquate. Aucun changement de plan de traitement n’est recommandé.

JAUNE : Votre client ne fait pas le niveau de progrès attendu. Envisagez de modifier votre plan de traitement en intensifiant le traitement, en modifiant les stratégies d’intervention et en surveillant de près les progrès. Votre client peut se retrouver sans aucun bénéfice significatif du traitement.

ROUGE : Votre client ne fait pas le niveau de progrès attendu. Les chances sont qu’ils peuvent avoir un résultat symptomatique négatif. Des mesures doivent être prises pour examiner attentivement les soins et décider d’un nouveau plan d’action. Les alertes rouges vous permettent d’identifier les clients qui ont tendance à abandonner le traitement avant la fin du traitement. Un retour rapide au clinicien et aux clients peut réduire les échecs des deux tiers.

    

Alerte secondaire BLEUE : Certains clients peuvent également recevoir une alerte secondaire bleue en plus d’une des autres alertes. L’alerte secondaire bleue indique que le changement intervenu entre le patient à la séance d’intérêt est tellement positif qu’il est très probable que le patient met fin au traitement avec un changement cliniquement significatif et le conserve pendant au moins un an après la fin du traitement. 

Score le plus récent — Score total pour la plus récente administration du questionnaire.

Score de base — Score total pour l’administration de base du questionnaire (administration initiale ou non).

Changer d’initiale — Une classification de changement basée sur des calculs de changement cliniquement significatif en utilisant les formules de Jacobson et de Truax. (Pour plus d’informations sur l’indice de changement fiable et les seuils, reportez-vous à votre manuel Administration et notation). Le changement par rapport à Initial peut être amélioré de manière fiable, sans changement fiable et encore pire.

Niveau de détresse actuel — Classification du niveau de détresse actuel. Le niveau de détresse peut être faible, modéré, modérément élevé, élevé ou très élevé.

Type de graphique — Par défaut, Total. Les types de graphiques comprennent les éléments totaux, sous-échelle et critiques (cet élément diffère d’un instrument à l’autre).

 

Section 3 : Message de rétroaction

Le message de réaction consiste en un résumé écrit du statut de l’alerte. Ces messages sont particulièrement utiles lorsque les clients signalent un statut d’alerte jaune ou rouge. Comme le suggèrent les messages de réaction accompagnant ces alertes, des recherches ont montré que les patients qui signalaient un jaune ou un rouge à tout moment du traitement risquaient de quitter le traitement avec un résultat négatif.

Section 4 : Statut de l’élément critique le plus récent

Un résumé des réponses du client à des éléments spécifiques identifiés comme importants par un groupe de cliniciens experts. Ces éléments permettent de dépister le risque de suicide, de toxicomanie, de violence sur le lieu de travail ou d’autres symptômes critiques (selon l’instrument utilisé). Il est recommandé aux cliniciens de considérer toute réponse plus que rarement comme une alerte au risque possible dans ces zones. Les réponses de presque toujours, fréquemment et parfois sont présentées en rouge. Les réponses de jamais et rarement sont présentées en fonte NOIRE.  

Section 5 : Normes et sous-échelles

Fournit des comparaisons normatives avec les scores actuels des sous-échelles (le cas échéant; tous les instruments ne disposent pas de sous-échelles) permettant de comparer le client à d’autres groupes normatifs (pour plus d’informations, reportez-vous à votre Manuel d’administration et de dotation ou au tableau de contrôle de l’instrument).

Section 6 : Graphique de progression du traitement

Fournit un graphique des scores des clients de l’administration de base à l’administration la plus récente du questionnaire. L’état de l’alerte est indiqué sur le graphique par la lettre associée entre parenthèses — (W), (G), (Y) ou (R). La ligne horizontale orange tracée sur le graphique représente le score de coupure clinique. (Veuillez-vous reporter à votre manuel d’administration et de notation ou à votre aide-mémoire d’instrument pour plus d’informations).

AVIS : En plus des six sections résumées ci-dessus, la plupart des rapports de cliniciens incluent également une seconde page qui permet au clinicien de visualiser instantanément les questions ayant obtenu au moins une réponse donnée (jamais, rarement, parfois, souvent, presque toujours), comme indiqué ci-dessous : 

De plus, les OQ®-45.2, Y-OQ® 2.01, Y-OQ® 2.0 SR et Y-OQ® 30.2 comprennent un deuxième menu déroulant qui permet à l’utilisateur de filtrer le rapport pour inclure uniquement les éléments de la sous-échelle sélectionnée. La valeur par défaut est « Tous » sauf si un élément de sous-échelle spécifique est sélectionné dans la liste déroulante, comme indiqué ci-dessous :

1. 
   

2. Nombre d’administrations affichées dans le graphique d’avancement du traitement

Les utilisateurs peuvent choisir le nombre de sessions (au sein d’un épisode) figurant sur le graphique de progression du traitement. Les options incluent : 5, 10, 15, 20, Tous (la valeur par défaut est 10).   

7. Affichage du rapport du client

AVIS : Un rapport client n’est pas disponible pour chaque instrument. 

1. Accédez à l’onglet Questionnaires et sélectionnez le sous-onglet Examiner les questionnaires.
2. Recherchez un client à l’aide du nom de famille, du nom de famille partiel, du nom de famille et/ou du prénom ou du numéro d’identification, puis cliquez sur [Rechercher].
3. Sélectionnez le client souhaité et cliquez sur [Afficher les infos].
4. Sélectionnez [Client Rpt.] Pour le questionnaire souhaité et une nouvelle fenêtre s’ouvrira contenant le rapport du client. Si une nouvelle fenêtre n’apparaît pas, assurez-vous que votre navigateur est configuré pour autoriser les fenêtres contextuelles pour le site Web OQ®-Analyst. 

8. Interprétation du rapport client

Le rapport client fournit un message de réaction et un graphique indiquant les progrès du client, basés sur les mêmes algorithmes que ceux utilisés pour générer le rapport du clinicien. Les messages vont de suggestions que le client fonctionne très bien, progresse, mais a besoin d’aide supplémentaire, ou ne progresse pas comme prévu et est encouragé à discuter des progrès avec le thérapeute. Les commentaires sont, par leur conception, encourageants et empiriques. Nous vous recommandons d’utiliser ce rapport pour aider vos clients à suivre un traitement. Des recherches ont montré que les clients trouvaient le retour souhaitable et souhaitaient en avoir un exemplaire. Il montre également que les commentaires donnés directement aux clients sous la forme fournie dans le rapport du client ont un effet positif sur les résultats du traitement.

2. Nouveau sous-onglet du questionnaire

Le sous-onglet Nouveau questionnaire vous permet d’administrer un nouveau questionnaire ou de saisir les réponses au questionnaire manuellement. En outre, ce sous-onglet contient la liste complète des instruments actuellement autorisés par votre organisation et vous permet d’imprimer des copies papier des questionnaires à partir du logiciel.

Nous vous recommandons d’imprimer et de stocker une sélection de questionnaires à avoir en main si votre connexion Internet n’est pas disponible pendant un certain temps. Cela vous permettra d’administrer le (s) questionnaire (s) sur papier et de saisir manuellement les réponses une fois la connexion Internet rétablie. Cette méthode peut également être utilisée lorsque vous travaillez sur le terrain ou en dehors de votre bureau. Pour ouvrir une version imprimable du questionnaire, cliquez simplement sur le lien de l’instrument que vous souhaitez imprimer. Une fois le questionnaire rempli, suivez les étapes ci-dessous pour entrer les données dans OQ®-Analyst.

1. Saisie manuelle des données du questionnaire

OQ®-Analyst offre une méthode simple pour saisir manuellement les données du questionnaire dans le système. Cette méthode de saisie est utile lorsque vos clients ne peuvent pas remplir les questionnaires par voie électronique ou préfèrent le formulaire papier. IMPORTANT : cette méthode est utilisée uniquement par les cliniciens ou par un administrateur qui entre des données dans le système. Il n’est pas destiné aux clients. Veuillez-vous référer à la section 5 pour des informations sur les méthodes d’administration des clients. 

Avis : La saisie manuelle à 10 touches est disponible dans tous les navigateurs compatibles (Edge/Internet Explorer, Firefox, Chrome et Safari). Nous vous recommandons d’utiliser cette méthode, car c’est la méthode la plus simple et la plus rapide pour saisir les réponses de vos clients. Entrez le numéro à côté de la réponse appropriée. Si un numéro autre que 0-4 est saisi, la question reste vide et le système passe à la question suivante.

Voici les étapes pour saisir manuellement les données du questionnaire :

1. Accédez à l’onglet Questionnaires et sélectionnez le sous-onglet Examiner les questionnaires
2. Recherchez un client à l’aide du nom de famille, du nom de famille partiel, du nom de famille et/ou du prénom ou du numéro d’identification, puis cliquez sur [Rechercher].
3. Sélectionnez le client souhaité et cliquez sur [Afficher les infos].
4. Sélectionnez un instrument à l’aide de la liste déroulante (l’instrument par défaut sera automatiquement sélectionné).
5. Cliquez sur [Manuel] pour afficher le questionnaire au bas de la page.
6. Entrez ou modifiez les données détaillées du questionnaire selon vos besoins (numéro de session, complété le, date, clinique, cadre de soins)
7. Entrez manuellement les réponses au questionnaire
8. Cliquez sur [Soumettre] lorsque vous avez terminé.

2. Liens d’administration personnalisés générés automatiquement pour un client spécifique

OQ®-Analyst offre la possibilité de générer automatiquement un lien d’administration personnalisé pouvant être envoyé par courrier électronique à un client spécifique afin que celui-ci puisse remplir le questionnaire à domicile ou sur un appareil mobile. Étant donné que le lien est spécifique à un seul client, cela évite à ceux-ci de se connecter pour remplir le questionnaire. Le client peut cliquer sur le lien pour ouvrir et remplir le questionnaire sur n’importe quel appareil connecté à Internet.   

Voici les étapes à suivre pour générer un lien d’administration personnalisé : 

1. Accédez à l’onglet Questionnaires et sélectionnez le sous-onglet Examiner les questionnaires

2. Recherchez un client à l’aide du nom de famille, du nom de famille partiel, du nom de famille et/ou du prénom ou du numéro d’identification, puis cliquez sur [Rechercher].

3. Sélectionnez le client souhaité et cliquez sur [Afficher les infos].

4. Sélectionnez un instrument à l’aide de la liste déroulante (l’instrument par défaut sera automatiquement sélectionné).

5. Cliquez sur [URL] pour ouvrir la Boîte de détails du questionnaire.

6. Sélectionnez la méthode Kiosque ou Administration en ligne (la valeur par défaut est Administration en ligne).

7. Sélectionnez plusieurs indicateurs d’instruments, si nécessaire. La clinique et le cadre des soins peuvent être ajustés, si nécessaire.    

8. Cliquez sur [Créer une URL] pour générer le lien personnalisé.

9. Appuyez sur Ctrl-C pour copier le lien dans un courriel destiné au client. IMPORTANT : Pour maintenir la conformité HIPAA, nous vous recommandons d’envoyer le lien dans un courrier électronique crypté. AVIS : l’URL n’a besoin d’être envoyé qu’une seule fois. Le client peut cliquer sur la même URL chaque fois qu’il doit remplir le(s) questionnaire(s).  

8. Onglet Rapports

Ce guide d’utilisation rapide fournit un aperçu du sous-onglet Rapport individuel. Pour plus d’informations sur l’outil de génération de rapports et sur les autres sous-onglets disponibles, veuillez-vous reporter au manuel d’utilisation complet d’OQ®-Analyst, qui peut être consulté en cliquant sur [Centre d’information] sur la page d’accueil après vous être connecté à votre système.

1. Sous-onglet de compte rendu individuel

Le sous-onglet Rapport individuel vous permet de générer un rapport d’état client pour les épisodes ouverts ou déchargés. Ce rapport contient le statut d’alerte le plus récent et permet un accès pratique au rapport de médecin le plus récent pour chacun de vos clients à partir d’un emplacement. Cliquez sur [Exporter vers un fichier CSV] pour télécharger les données dans une feuille de calcul (c.-à-d. Microsoft Excel). Ce sous-onglet Génération génère également une liste complète des clients, qui fournit une liste complète de tous les clients assignés à un clinicien, qu’ils aient rempli ou non un questionnaire.  

AVIS : Votre rôle d’utilisateur déterminera ce que vous pouvez voir à partir de cette page. Par exemple, un clinicien n’aura accès qu’à sa charge de cas ou aux clients auxquels il a été affecté en tant que clinicien secondaire. Un superviseur peut voir sa propre charge de travail, ainsi que celle de chaque clinicien supervisé. Pour plus d’informations, reportez-vous à la présentation de la sécurité fournie ci-dessous à la section 9. 

9. Mon compte

L’onglet Mon compte dans OQ®-Analyst vous permet d’afficher les informations de votre compte personnel et de changer le mot de passe de votre compte. Cliquez sur l’onglet Mon compte pour voir votre nom de connexion, votre rôle d’utilisateur, votre superviseur, votre niveau d’accès, votre agence et vos cliniques assignées.

Pour modifier vos informations de compte personnelles, veuillez contacter votre administrateur système.

1. Changer votre mot de passe

Pour changer votre mot de passe, cliquez simplement sur [Changer le mot de passe] pour ouvrir la boîte de changement de mot de passe indiquée ci-dessous.  

Entrez votre mot de passe actuel, le nouveau mot de passe et entrez-le à nouveau. Cliquez sur [Enregistrer] pour enregistrer vos modifications.  

10. Modèle de sécurité OQ®-Analyst

Le tableau ci-dessous fournit un aperçu de base de notre modèle de sécurité. Si vous rencontrez des problèmes pour accéder aux enregistrements client ou si vous ne disposez pas de droits suffisants sur le système, veuillez contacter votre administrateur système. Pour plus d’informations, reportez-vous au manuel d’utilisation complet d’OQ-Analyst, que vous pouvez consulter en cliquant sur [Centre d’information] sur la page d’accueil après vous être connecté à votre système. 

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12. Information supplémentaire

Pour plus d’informations, reportez-vous au manuel de l’utilisateur complet d’OQ®-Analyst, que vous pouvez consulter en cliquant sur [Centre d’information] sur la page d’accueil après vous être connecté à votre système ou contactez votre administrateur système. 

Pour contacter l’assistance technique d’OQ Measures avec d’autres questions : 

Téléphone : (801) 649-5449

Sans frais : (888) 647-2673

Courriel : support@oqmeasures.com

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